Manajemen Proyek Rekayasa (Engineering Project Management)

 

Halo teman-teman, perkenalkan saya Monalisa Siahaan, mahasiswa jurusan Manajemen Rekayasa, Fakultas  Teknologi Industri (FTI), Institut Teknologi Del angkatan 2018. Tulisan ini dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Rekayasa (Engineering Project Management).

“Apa itu Manajemen Proyek Rekayasa (Engineering Project Management)?”

Proyek merupakan suatu upaya yang bersifat temporary (sementara) yang dilakukan untuk menciptakan suatu produk, layanan atau hasil tertentu. Proyek bersifat sementara (waktu terbatas), tidak dilakukan secara berulang serta tidak bersifat rutin, proyek memiliki waktu awal dan waktu akhir dimana semua sumber daya yang ada melaksanakan tugas sesuai dengan apa yang telah dijadwalkan. dalam arti sempit, manajemen proyek adalah suatu usaha dengan penerapan ilmu pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk kegiatan proyek yang bertujuan untuk memenuhi persyaratan proyek. Melalui manajemen proyek diharapkan suatu kegiatan dapat tercapai secara efisien dan efektif.

“Apa Yang Menjadi Area Pengetahuan Manajemen Proyek Rekasaya?”

Dalam manajemen proyek rekayasa terdapat 5 proses atau tahapan yang terjadi serta 10 area pengetahuan yang harus dikuasai.

     I.        5 proses atau tahapan dalam Manajemen Proyek Rekayasa

Manajemen proyek dikategorikan ke dalam  lima grup proses yang dikenal dengan five process group. Five process group meliputi:

1.    Project Initiating  ( Memulai Proyek)

    Merupakan tahapan awal kegiatan yang dilakukan dalam menjalankan suatu proyek. Tahapan ini berkaitan dengan perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.  Pada tahapan ini juga dilakukan identifikasi mengenai permasalahan yang akan diselesaikan serta melakukan/ memberikan otorisasi proyek.

2.    Project Planning (Perencanaan Proyek)

    Merupakan suatu tahapan yang dilakukan untuk menguraikan/membuat rincian mengenai bagaimana suatu proyek akan dijalankan. Tahapan ini berkaitan erat dengan penentuan  jadwal proyek (waktu), anggaran serta  rencana manajemen proyek berkaitan dengan ruang lingkup proyek. Bentuk dari perencanaan dapat berupa: perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).

3.    Project Executing ( Pelaksanaan Proyek)

    Merupakan tahapan pelaksanaan proyek, pada tahap ini seluruh kegiatan yang telah direncanakan akan dieksekusi atau dilaksanakan.

4.    Project Monitoring And Controlling  (Pemantauan dan pengendalian Proyek)

    Merupakan tahapan yang dilakukan untuk memastikan proyek tetap pada jalurnya atau sesuai dengan apa yang telah direncanakan baik dari segi pemenuhan jadwal, anggaran, serta hal lain yang terkandung dalam rencana manajemen proyek. Pengendalian juga merupakan  proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja, dan langkah perbaikan bila diperlukan.

5.    Project Clossing (Penutupan Proyek)  

    Merupakan tahapan menerima hasil akhir dari proyek, pada tahap ini juga akan dilakukan pemberhentian semua penggunaan sumber daya yang ada. Tahapan ini ditunjukkan dengan adanya pembubaran tim proyek serta adanya laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dil aksanakan. 

     II.        10 Area Pengetahuan dalam Manajemen Proyek Rekayasa

Dalam menjalankan suatu proyek terdapat suatu project manager.  Project manager merupakan orang yang mengelola kegiatan proyek sehari-hari dan di atasnya tanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan proyek berada. Secara umum, terdapat 10 area pengetahuan yang harus  dikuassai oleh seorang project manager yang berkaitan dengan manajemen proyek. 10 area pengetahuan tersebut meliputi:

1  Integration management (Manajemen Integrasi)

    Manajemen integrasi mencakup proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi, mendefinisikan, menggabungkan, menyatukan dan mengoordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam proses manajemen proyek grup (project management process groups). Manajemen integrasi proyek berkaitan dengan pemilihan alokasi sumber daya, mengelola harapan pemangku kepentingan, pengendalian pelaksanaan proyek serta pemenuhan syarat proyek. Manajemen integrasi proyek meliputi :

· Develop project charter, yaitu proses mengembangkan dokumen yang menunjukkan mengizinkan keberadaan proyek secara resmi dan memberi manajer proyek wewenang untuk mengelola  sumber daya yang berkaitan dengan proyek

· Develop project management plan, yaitu proses mendefinisikan, mempersiapkan, dan mengkoordinasikan semua rencana kedalam suatu rencana manajemen proyek yang komprehensif.

·  Direct and manage project work, yaitu proses untuk mengarahkan dan mengelola pekerjaan sesuai dengan rencana manajemen proyek

·    Perform integrated change control, yaitu proses meninjau segala perubahan yang ada, serta melakukan pengelolaan dokumen rencana proyek.

·  Close project or phase, yaitu proses penyelesaian semua aktivitas dalam manajemen proyek.

2     Scope management (Manajemen Ruang Lingkup)

    Manajemen ruang lingkup mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan sesuai kebutuhan dan jangka waktu yang telah ditentukan. Dalam manajemen ruang lingkup berkaitan dengan menentukan cakupan proyek dan memastikannya tidak berubah kecuali jika direncanakan secara khusus. Manajemen ruang lingkup meliputi :

·    Plan scope management, yaitu proses pembuatan rencana manajemen ruang lingkup yang menunjukkan bagaimana ruang lingkup didefinisikan, divalidasi dan dikendalikan

·  Collect requirement, yaitu proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan pemangku kepentingan serta pengelolaan persyaratan untuk memenuhi tujuan proyek

·        Define scope, yaitu proses mengembangkan deskripsi proyek secara rinci

·    Create WBS, yaitu proses pengelompokan pekerjaan atau kegiatan proyek menjadi lebih kecil dengan tujuan supaya lebih mudah untuk diatur

·       Validate scope, yaitu proses peresmian atau validasi proyek telah diselesaikan

·   Control scope, yaitu proses pemantauan status proyek , pengelolaan serta perubahan ruang lingkup proyek yang terjadi

3       Time management (Manajemen Waktu)

    Manajemen waktu mencakup proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek secara tepat waktu. Manajemen waktu berkaitan dengan bagaimana mengembangkan jadwal proyek dan memastikan proyek tetap sesuai jadwal. Manajemen waktu meliputi:

·     Plan schedule management, yaitu proses penetapan kebijakan, prosedur, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan dan pengendalian jadwal proyek

·   Define activities, yaitu proses mengidentifikasi aktivitas atau kegiatan secara secara spesifik yang harus dilakukan tim proyek untuk  menghasilkan produk proyek

·         Sequence activities, yaitu proses mengidentifikasi hubungan antara aktivitas proyek

·    Estimate activity resources, yaitu process memperkirakan jenis dan jumlah material, sumber daya manusia, peralatan serta persediaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas

·   Estimate activity duration, yaitu proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan dalam menyelesaikan aktivitas proyek

·   Develop schedule, yaitu proses menganalisis urutan aktivitas, durasi dan kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek

·       Control schedule, yaitu proses pemantauan aktivitas proyek serta mengelola perubahan yang terjadi

4     Cost management (Manajemen Biaya)

        Manajemen biaya mencakup proses yang terlibat dalam perencanaan, estimasi, penganggaran, pembiayaaan, pendanaan, pengendalian dan pengelolaan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. Dalam manajemen biay harus mampu untuk memperkirakan biaya proyek dan memastikan proyek tetap di bawah anggaran. Manajemen biaya meliputi:

· Plan cost management, yaitu proses menetapkan kebijakan, prosedur perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian biaya proyek

·  Estimate cost, yaitu proses perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan proyek

·  Determine budget, yaitu proses menggabungkan perkiraan biaya dari seluruh aktivitas proyek

·      Control cost, yaitu proses pemantauan dan pengelolaan perubahan biaya

5     Quality management (Manajemen Kualitas)

    Manajemen kualitas mencakup proses dan kegiatan untuk menentukan kebijakan mutu proyek sehingga mampu memenuhi kebutuhan. Manajemen kualitas berkaitan dengan bagaimana menentukan apa standar kualitas untuk proyek tersebut, dan bagaimana proyek akan memenuhi standar tersebut. Manajemen kualiatas meliputi:

·    Plan quality management, yaitu proses mengidentifikasi persyaratan kualitas/ standar yang harus dipenuhi oleh proyek

·   Perform quality assurance, yaitu proses untuk memastikan bahwa proyek telah memenuhi standar mutu

·         Control quality, yaitu proses pemantauan dan penilaian kinerja proyek serta melakukan rekomendasi perubahan jika diperlukan 

6       Human resources management (Manajemen Sumber Daya Manusia)

    Manajemen sumber daya manusia mencakup proses mengatur, mengelola tim proyek yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi:

·        Plan human resources management, yaitu proses mengidentifikasi peran setiap sumber daya manusia dalam proyek

·       Acquire project team, yaitu proses untuk memastikan ketersediaan sumber daya manusia

·      Develop project team, yaitu proses peningkatan kompetensi antara anggota tim dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja proyek

·        Manage project team, yaitu proses pemantauan anggota tim serta mengelola perubahan yang terjadi

7     Communication management (Manajemen Komunikasi)

    Manajemen komunikasi mencakup proses yang diperlukan untuk menetapkan kebutuhan komunikasi proyek antara anggota tim dengan pemangku kepentingan proyek. Manajemen komunikasi meliputi:

·         Plan communication management, yaitu proses perencanaan komunikasi proyek sesuai dengan kebutuhan dan informasi pemangku kepentingan

·  Manage communication, yaitu proses membuat, mengumpulkan, menyimpan dan mendistribusikan informasi proyek sesuai dengan manajemen komunikasi

·   Control communication, yaitu proses pemantauan untuk memastikan kebutuhan informasi pemangku kepentingan terpenuhi

8             Risk Management (Manajemen Risiko)

    Manajemen risiko meliputi proses identifikasi, analisis, perencanaan respon  dan pengendalian rsiko pada suatu proyek. Manajemen risiko meliputi:

· Plan risk management, yaitu proses identifikasi bagaiman melakukan kegiatan manajemen risiko

·  Identify risks, yaitu proses menentukan risiko mana yang dapat berpengaruh terhadap proyek

·     Perform qualitative risk analysis, yaitu proses memprioritaskan risiko untuk dianalisis

·  Perform quantitative risk analysis, yaitu proses analisis risiko berdasarkan risiko yang paling besar terjadi

·  Plan risk responses, yaitu proses untuk meningkatkan peluang untuk mengurangi resiko

·    Control risks, yaitu proses pemantauan resiko di dalam proyek

9     Procurement Managemen ( Manajemen pengadaan)

    Manajemen pengadaan yaitu meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi barang atau jasa yang disediakan oleh vendor eksternal yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan menentukan bagaimana pengelolaannya. Manajemen pengadaan meliputi:

· Plan procurement management, yaitu mencakup rencana identifikasi pengelolaan pengadaan kebutuhan

·   Conduct procurement, yaitu proses yang mencakup pembuatan kerangka acuan dan permintaan proposal

·         Control procurement, yaitu proses yang mencakup pengelolaan kontrak

·         Close procurement yaitu proses kontrak dimonitor

10    Stakeholder Management (Manajemen Pemangku Kepentingan)

    Manajemen pemangku kepentingan mencakup proses untuk menganalisis harapan pemangku kepentingan dalam proyek. Manajemen pemangku kepentingan meliputi:

· Identify stakeholder, yaitu proses identifikasi individu/ kelompok yang berpengaruh terhadap proyek

· Plan stakeholder management, yaitu proses pengembangan strategi manajemen yang tepat

·   Manage stakeholder engagement, yaitu proses pengelolaan komunikasi dan kerjasama dengan pemangku kepentingan

·       Control stakeholder engagement, yaitu proses pemantauan yang melibatkan stakeholder

“Apa Tujuan Dari Manajemen Proyek Rekayasa?”

1    On time artinya penyelesaian suatu proyek harus sesuai dengan waktu yang ditentukan dan tidak terjadi keterlambatan

2   Anggaran sesuai dengan rencana anggaran yang telah disusun serta meminimalkan adanya pemborosan di luar rencana anggaran

3      Kualitas memenuhi  mutu standar yang telah ditetapkan

4     Proyek berlangsung dengan lancar

"Apa Teknik Dalam Manajemen Proyek?"

    Dalam manajemen proyek terdapat 2 teknik yang sering digunakan yaitu teknik PERT dan CAPM. PERT (program evaluation review technique) adalah teknik yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan. sedangkan CPM (critical path method) adalah teknik yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan. teknik PERT dan CPM memiliki 6 kriteria langkah dasar yaitu : 

1. Mendefinisikan proyek

2. Membangun hubungan antara kegiatan sehingga mampu diputuskan mana yang menjadi prioritas

3. Menggambarkan network secara keseluruhan

4. Menetapkan perkiraaan waktu dan biaya kegiatan

5. Menghitung jalur waktu terpanjang yang disebut sebagai jalur kritis

6. Menggunakan jaringan dalam membuat perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek 

Demikianlah penjelasan singkat mengenai Manajemen Proyek Rekayasa. Mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan artikel ini, saya sangat menerima kritik dan masukan dari pembaca guna meningkatkan kualitas tulisan saya. Semoga bermanfaat, terimakasih...

Referensi Tulisan :

PMBOK. (2008). A Guide To The Project Management Body Of Knowledge, 4^th Edition. An American National Standard. ANSI/PMI 99-001-2008. North Carolina, USA.